电邮能解决就别开会! 杜绝无效会议的方法

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无效会议通常是突然通知的，且往往缺乏明确议程。参与者可能会滔滔不绝地讲话，但最终却没任何明确的结论。

在职场中，会议是一个常见的工作场景，但很多时候，你可能会发现许多会议其实是不必要的，不只是效率低甚至无效。这类会议不仅浪费时间和精力，还可能削弱员工的工作动力。

管理大师彼得·德鲁克（Peter Drucker）曾说过，作为有效的管理者，不召开无效会议非常重要。无效的会议是浪费时间，而只有通过召开有效的会议，领导者才能创造高效的组织。

因此，职场人需要学会如何召开有效的会议。一般来说，职场会议可以分为三类：

1. 无效会议：这类会议通常是突然通知的，且往往缺乏明确议程。参与者可能会滔滔不绝地讲话，但最终却没任何明确的结论。这种会议往往需要反复召开，浪费了时间和精力。

2. 低效会议：低效会议可能有一个明确的议程，但会议进行缓慢，讨论漫不经心，问题积累而解决的很少。这种会议通常也是时间的浪费。

3. 高效会议：高效会议有一个明确的议程，会议主持者能够引导讨论，参与者有条不紊地讨论问题，并最终得出明确的结论或行动计划。这种会议是高效的，可以推动工作进展。

你可能发现自己很多时间都在会议上不用发言，但记得时刻保持专心聆听的状态。（图：123RF）

为了避免无效会议，下面有几招供大家参考：

1. 会议越小越好：会议规模要控制在合理范围内，不要召开大型会议，小规模的讨论更高效。收到大型会议通知，若避开不了就至少自我克制，不要在会议上加入不必要的冗言赘语。

2. 会议越短越好：会议时长要尽量控制，理想情况下应该在15分钟左右，因为长时间的会议会降低人们的注意力和效率。

3. 要懂得说“不”：不要害怕拒绝不必要的会议邀请，如果你认为你的参与没有必要，可以委婉地拒绝。可以告诉对方“我很忙，之后听录音跟进”。

会议规模要控制在合理范围内，不要召开大型会议，小规模的讨论更高效。（图：123RF）

4. 厘清参与的目的：在会议前要明确自己的发言目的，确保你的发言对会议有价值。你可能发现，自己很多时间都在会议上不用发言，但记得时刻保持专心聆听的状态。

5. 尽量用电邮：使用电子邮件或即时通讯工具来解决一些不需要面对面开会的问题，避免不必要的开会。

另外，如果你在会议上面对多话的人，也可以考虑使用一些技巧来控制局面，如提前建立会议议程、设定时间限制、用肢体语言表达不同意见等。对于长期的“话痨”，也可以私下和他们沟通，以寻求改进。

总的来说，召开有效的会议对于职场工作非常重要，可以提高工作效率和员工满意度。同时，掌握一些控制多话者的技巧也有助于维持会议的秩序。