緊急不等於重要！只要搞懂「這點」工作效率差很多

2026-01-12

【健康醫療網／編輯部整理】各個任務的急迫度和重要程度本來就不同，不論是哪一種，程度越高就越棘手，但為了要處理這些麻煩事，就必須重新審視優先順序，才能逐步解決緊急且重要的工作。

不緊急但重要的任務　更應該先著手進行

突然接到客戶電話（緊急），結果對方是想要確認下週的工作內容，自己就能判斷這件事不太重要，因此不必馬上處理，突如其來的訪客、聚餐安排等也是如此。只要能掌握事情的緊急和重要，自然就能讓事情順利進行，如有客人突然來訪，就只要討論要件即可。如果要安排餐會，先掌握不適合的場所和食物的話，也能多少節省一點時間。

會議前必須做的調查、吸引客人的宣傳活動⋯⋯這類不緊急但很重要的工作，重點在於要提早開始慢慢準備才行，因為在準備的過程中，一定會遇到問題和障礙。比如說：「在查資料時注意到某個問題點⋯⋯」這樣的情況，就能提前整理出適合討論的議題。當主管突然問「那個你準備得怎麼樣了？」，你也有辦法能回答出個大概，就不會到最後一刻才手忙腳亂。

萬全的事前準備　能讓所有工作進展更順利

不論何種工作，都有所謂「事前準備」和「正式上場」2 個階段，因此把「徹底準備 = 成功的關鍵」的觀念深植於腦海中是非常重要的。

舉例來說，如果要寫文章，可以將寫作視為「正式上場」，而為執筆做的取材和資料蒐集就是「事前準備」。如果沒有確實做好準備，等到要寫作時，內容就會顯得空洞無力。套用在工作上的話，做簡報就是一個典型的例子。事前準備之所以重要，是因為它能帶給我們自信，除了能消除正式上場時的緊張和不安，也更容易顯得自己很有信心。

為了做好萬全準備，透過事前確認好目標和分工，讓所有成員朝著同個方向努力，就能更有組織地行動。加上經過事前調查，能做出更精確的判斷，進而避免不必要的作業，整理出更具體的時間表和必需做的事，用最有效的方式運用團隊的時間與精力。即使遇到預料之外的問題，也能有計畫處理，從而降低失敗風險。

沒有拿滿分也無妨　要具備「傳球」的思維

很多人都有完美主義者心態，總覺得「工作一定要做到完全滿意才能結束」。但在團隊或組織中工作時，擁有「完成主義」的思維才更珍貴。

完成主義的好處在於可以減少壓力，因為完美主義者容易給自己設下過高的標準，結果常常陷入無法滿意的狀態；反之，完成主義者重視的是如何迅速完成任務，很輕易地就能從無止盡的壓力中解放出來。

迅速完成任務的思考方式，不僅讓人容易覺得自己「完成工作並順利交接給別人」所帶來成就感，更能提高工作動力。各個環節中總會出現不同問題，但當自己負責的環節有做到 60 分時，記得先把任務交棒給別人。一開始不要急著將目標設定為 100 分，而是在接收各方意見後，慢慢往 100 分靠近的完成主義者，工作上會更容易有所進展。

熟悉這種思維之後，就不會像傳統完美主義者那樣沒有彈性，而是能隨時調整方式以達成目標，最終整體生產力也能比之前有所提升。

本文來源：《【圖解】贏在基本功的100招速效工作術：職場新鮮人、新手主管、卡關上班族的實用生存技能，讓你不瞎忙，做得又快又好》，采實文化